Gestão de Processos

Visualização Sistêmica da Organização – Cadeia de Valor

Apresentar visão sistêmica da organização, por meio de um mapa que agrupa em processos todas as atividades realizadas pela empresa, sendo possível visualizar em uma única página quais são os que tem por objetivo criar valor ao cliente, quais são estratégicos e quais são de apoio aos demais. Deste modo, torna-se extremamente fácil analisar o todo, a fim de direcionar esforços e investimentos para questões prioritárias e que de fato agregam valor sob o Foco Do Cliente.

A este mapa, dá-se o nome de Cadeia de Valor, onde os processos são dispostos de acordo com o seu objetivo, podendo ser:

• Processo de Gestão ou Estratégico: Tem por objetivo a Visão do Todo;
• Processo Primário ou Finalístico: Tem por objetivo Foco DO Cliente Externo;
• Processo de Suporte ou Apoio: Tem por objetivo Foco DO Cliente Interno.

Avaliar o Nível de Maturidade dos Processos da Empresa

Auditar os processos da Cadeia de Valor, a fim de pontuar o seu Nível de Maturidade, de acordo com a categorização e os critérios estabelecidos pela OMG – Object Management Group, que define padrões internacionais de boas práticas relacionadas ao BPM – Business Process Management.

Conhecer o resultado é de extrema importância, pois o desempenho organização é diretamente proporcional a ele, ou seja, quanto menor for a pontuação, menores serão os resultados da empresa, e vice versa. Deste modo, direcionar esforços em Gestão de Processos, a fim de implementar melhorias que elevem o seu nível de maturidade, é de fato um excelente investimento para aumentar a performance e os resultados da companhia.

Neste modelo, são categorizados em 5 estágios:

• Nível 1 – Inicial: Processo de difícil previsão e cada vez de uma forma diferente;
• Nível 2 – Gerenciado: Está na cabeça das pessoas e tem certa repetibilidade;
• Nível 3 – Padronizado: Está padronizado, tem documentação, boas práticas e virou um ativo da empresa;
• Nível 4 – Previsível: Tem gerenciamento estatístico, KPI´s – Key Performance Indicators, controle de variações por workflow e previsibilidade do resultado;
• Nível 5 – Otimizado: Tem ações de melhoria proativas, inovações e resultados de melhoria contínua.

Mapeamento Macro do Processo – SIPOC

Gerar um mapa para visualização macro do processo, através da ferramenta de mapeamento SIPOC, apresentando todos os fatores que o compõe e impactam diretamente na execução das suas atividades. Por meio deste mapa, é possível compreender melhor objetivo do processo, quais são as suas entradas e saídas, as principais etapas, responsabilidades, que são seus clientes e fornecedores, bem como saber o seu tempo médio de realização.

O termo SIPOC vem da junção das iniciais em inglês de Supplier, Input, Process, Outputs e Customer, respectivamente Fornecedores, Entradas, Processos, Saídas e Clientes. Por conta da sua estrutura bastante simples, onde em uma única página estão reunidas todas as principais informações do processo, é possível compreender o todo e atuar em pontos específicos para corrigir falhas e deficiências que possam existir.

Representação do Processo

Realizar a representação do processo, desde uma versão macro que tem por obtivo apresentar as suas principais etapas, ou uma versão intermediária que traz adicionalmente os atores, regras e eventos, ou ainda uma versão completa, trazendo grande riqueza de detalhes:

Sendo assim, a representação de processos pode ser:

• Nível 1 – Diagrama de Processo: Demonstra as principais etapas realizadas;
• Nível 2 – Mapa de Processo: Acrescenta os atores, regras, eventos e certo nível de detalhamento;
• Nível 3 – Modelo de Processo: Demonstra todas as informações do processo, trazendo alto grau de precisão e riqueza de detalhes;

Mapeamento e Transformação de Processos – BPMN

Realizar o mapeamento e a transformação do processo, partindo de uma versão do mesmo no seu estado atual AS-IS, identificando pontos de melhoria, a fim de redesenhar todo o processo pensando em uma situação futura TO-BE mais efetiva, com visão de ponta a ponta, sincronismo organizacional e que proporcione aumento de performance e de resultados para a organização.

A 2B Gestão Empresarial realiza o mapeamento com base na metodologia da OMG – Object Management Group, que é uma organização internacional que define os padrões de boas práticas relacionadas ao BPM – Business Process Management. Entre eles, está o BPMN – Business Process Management Notation, uma notação por representação gráfica muito utilizada na modelagem de processo, a fim de apresentar todas as tarefas e atividades de maneira lógica e sequencial, sendo possível identificar os papeis de cada integrante, os eventos e os demais componentes de um processo.

O mapeamento é feito e 4 etapas, conforme seguem:

• 1ª Etapa – AS-IS: Realizar o mapeamento processo no estado atual, com visão de ponta a ponta, criando uma versão de como as tarefas e demais eventos são feitos atualmente, através de sessões colaborativas e com a participação de todos que estão envolvidos em suas atividades, gerando insights de iniciativas de melhoria, que são base para a próxima etapa que trata da versão futura;
• 2ª Etapa – TO-BE: Analisar a versão atual do processo que foi mapeado, identificando os pontos de melhoria, a fim de redesenhar o mesmo, transformando-o em um versão futura que reflita a melhor formar de realizar as atividades, com uma visão de ponta a ponta, que considere os interesses da organização e as expectativas sob o Foco DO Cliente;
• 3ª Etapa – Implementação: Momento de implementar a versão futura do processo, definir um plano de ação com responsabilidades, prazos, prioridades e investimentos necessários, bem como o momento de capacitar as pessoas para lidar com a nova forma de realizar as tarefas e atividades;
• 4ª Etapa – Monitoramento: Monitorar o processo em sua nova versão, realizando ajustes quando necessário, a fim de garantir a entrega dos resultados esperados pela organização.